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Registre d'entrée d'archives

Spécification du standard national des registres d'entrée d'archives

  • Auteur : Datactivist pour l'Association des Archivistes Français (AAF) et le service interministériel des Archives de France (SIAF)
  • Schéma créé le : 17/12/2020
  • Site web : https://github.com/Archivistes75/registre_entrees
  • Version : 0.3.1

Modèle de données

Liste des propriétés
Propriété Type Obligatoire
ID chaîne de caractères Oui
nomArch chaîne de caractères Oui
coteArch chaîne de caractères Non
dateEntree date (format default) Oui
statutJur chaîne de caractères Oui
modeEntree chaîne de caractères Oui
orgaVers chaîne de caractères Non
servVers chaîne de caractères Non
orgaProducteur chaîne de caractères Non
servProd chaîne de caractères Oui
typeProd chaîne de caractères Oui
activiteProd chaîne de caractères Oui
descContenu chaîne de caractères Oui
datesExD année Non
datesExF année Non
natureSupport chaîne de caractères Oui
mlEntree nombre réel Non
nbreArt nombre réel Non
volElec nombre réel Non
objElec nombre réel Non

Identifiant unique de chaque entrée - Propriété ID

Description : Identifiant unique de chaque entrée composés de ces trois éléments séparés par des tirets bas : l'identifiant du service archives, année d'entrée et un identifiant unique (numéro incrémental, identifiant technique...) L'identifiant du service d'archives peut être composé soit du numéro utilisé pour identifier les IR, ou pour des services d'entreprises le SIREN ou pour d'autres types de services le RCR, le numéro Muséophile. Dans ce cas, il faut renseigner cet éléments dans les métadonnées associées.
Exemple : FRAC_13001_2020_001, FRAN_2020_aeaqaaaabehgml5fab7gialyq46s4jyaaaca

  • Valeur obligatoire
  • Type : chaîne de caractères
  • Motif : .*_[0-9]{4}_.*

Nom du service archives - Propriété nomArch

Description : Nom sous forme textuelle du service d'archives dans où sont entrées les archives
Exemple : Archives municipales d'Aix-en-Provence

  • Valeur obligatoire
  • Type : chaîne de caractères

Cotation - Propriété coteArch

Description : Identifiant de l'entrée d’archives et correspondant à sa place dans le cadre de classement (série et sous-série). Dans le cas où les articles sont connus dès l'entrée, ils peuvent être ajoutés à la cotation (mais cela reste optionnel).
Exemple : 1238W, 1240W 1-12

  • Valeur optionnelle
  • Type : chaîne de caractères

Date d'entrée - Propriété dateEntree

Description : date à laquelle les documents sont entrés dans le service d'archives au format ISO8601
Exemple : 2020-08-26

  • Valeur obligatoire
  • Type : date (format default)

nature juridique des documents entrés - Propriété statutJur

Description : permet d'identifier le statut juridique des archives
Exemple : Archives publiques

  • Valeur obligatoire
  • Type : chaîne de caractères
  • Valeurs autorisées :
    • Archives publiques
    • Archives privées
    • Archives publiques et privées

modalité d'entrée - Propriété modeEntree

Description : permet d'identifier le mode d'entrée des archives
Exemple : Versement

  • Valeur obligatoire
  • Type : chaîne de caractères
  • Valeurs autorisées :
    • Versement
    • Don
    • Dépôt
    • Dévolution
    • Achat
    • Legs ou dation
    • Copie
    • Réintégration
    • Protocole
    • Autre

organisation qui verse l'entrée - Propriété orgaVers

Description : Nom de l'organisation qui a versé l'entrée, distincte du service qui a produit les entrées dans l'organisation. Dans le cas où des identifiants pérennes existent pour identifier les organisations versantes, elles peuvent être ajoutées en complément du nom de l'organisation : URI - Nom de l'organisation. Ce champ peut comporter plusieurs valeurs, dans ce cas, les éléments sont séparés par une barre verticale |.
Exemple : Ville d'Aix-en-Provence, FR78422804100033_000000011 - Tribunal administratif

  • Valeur optionnelle
  • Type : chaîne de caractères

service qui verse l'entrée - Propriété servVers

Description : permet d'identifier la personne physique ou morale qui a transféré les documents
Exemple : Service de l'Achat public

  • Valeur optionnelle
  • Type : chaîne de caractères

organisation productrice de l'entrée - Propriété orgaProducteur

Description : nom de l'organisation qui a produit l'entrée, distincte du service qui a produit les entrées dans l'organisation. Dans le cas où des identifiants pérennes existent pour identifier les organisations versantes, elles peuvent être ajoutées en complément du nom de l'organisation : URI - Nom de l'organisation. Ce champ peut comporter plusieurs valeurs, dans ce cas, les éléments sont séparés par une barre verticale |.
Exemple : Ville d'Aix-en-Provence, FR78422804100033_000000011 - Tribunal administratif

  • Valeur optionnelle
  • Type : chaîne de caractères

service producteur - Propriété servProd

Description : permet d'identifier la personne physique ou morale qui a produit les documents. Si le producteur est inconnu, saisir Service producteur inconnu.
Exemple : Service de l'Achat public, Service producteur inconnu

  • Valeur obligatoire
  • Type : chaîne de caractères

fonction du producteur - Propriété typeProd

Description : permet d'identifier la fonction du producteur, liste établie à partir des éléments du SIAF. La séparation entre type et activité répond à la nouvelle organisation définie pa le SIAF et mise en place au sein de l'enquête annuelle.
Exemple : Commune et établissement public communal

  • Valeur obligatoire
  • Type : chaîne de caractères
  • Valeurs autorisées :
    • Présidence de la République
    • Premier ministre
    • Ministère (administration centrale)
    • Assemblée parlementaire
    • Grand organe de contrôle
    • Service déconcentré et établissement public de l’État à compétence départementale ou locale
    • Service déconcentré et établissement public de l’État à compétence régionale ou supra-départementale
    • Etablissement public national
    • Commune et établissement public communal
    • Conseil départemental et établissement public départemental
    • Conseil régional et établissement public régional
    • Structure de coopération intercommunale ou interdépartementale
    • Établissement public de santé
    • Organisme de droit privé chargé d’une mission de service public
    • Officier public ou ministériel (dont notaire)
    • Producteur privé

Domaine ou thématique d'action du producteur - Propriété activiteProd

Description : permet d'identifier la fonction du producteur, liste établie à partir des éléments du SIAF. La séparation entre type et activité répond à la nouvelle organisation définie pa le SIAF et mise en place au sein de l'enquête annuelle. Ce champ peut comporter plusieurs valeurs, dans ce cas, les éléments sont séparés par une barre verticale |
Exemple : Administration générale (fonctions transverses, RH) | Culture, jeunesse et sports

  • Valeur obligatoire
  • Type : chaîne de caractères
  • Motif : (Instance de délibération|Direction, cabinet|Administration générale [(]fonctions transverses, RH[)]|Finances, fiscalité|Économie, industrie|Agriculture|Équipement, environnement|Travail, emploi|Affaires sociales, santé|Justice|Police, protection civile, intérieur|Éducation, recherche|Culture, jeunesse et sports|Défense, anciens combattants|Outre-mer|Archives privées personnelles et familiales|Archives privées cultuelles|Archives privées d'associations, de partis politiques, de syndicats|Archives privées d'entreprises|Archives privées professionnelles)([ ]?[|][ ]?(Instance de délibération|Direction, cabinet|Administration générale [(]fonctions transverses, RH[)]|Finances, fiscalité|Économie, industrie|Agriculture|Équipement, environnement|Travail, emploi|Affaires sociales, santé|Justice|Police, protection civile, intérieur|Éducation, recherche|Culture, jeunesse et sports|Défense, anciens combattants|Outre-mer|Archives privées personnelles et familiales|Archives privées cultuelles|Archives privées d'associations, de partis politiques, de syndicats|Archives privées d'entreprises|Archives privées professionnelles))*

description du contenu - Propriété descContenu

Description : Permet de décrire le contenu des archives de l'entrée
Exemple : Marchés publics de prestations intellectuelles

  • Valeur obligatoire
  • Type : chaîne de caractères

Date extrême de début - Propriété datesExD

Description : date du plus vieux document d'archives format AAAA.
Exemple : 2014

  • Valeur optionnelle
  • Type : année

Date extrême de fin - Propriété datesExF

Description : date du plus récent document d'archives format AAAA.
Exemple : 2020

  • Valeur optionnelle
  • Type : année

nature du support matériel des documents - Propriété natureSupport

Description : permet d'indiquer de façon macro la typologie de support des documents
Exemple : Support physique

  • Valeur obligatoire
  • Type : chaîne de caractères
  • Valeurs autorisées :
    • Support physique
    • Support électronique
    • Support mixte

métrage linéaire de l'entrée - Propriété mlEntree

Description : volume en mètre linéaire de l'entrée. le séparateur décimal doit être le point . L'unité sera rappelée en métadonnée.
Exemple : 1.60

  • Valeur optionnelle
  • Type : nombre réel

nombre d'articles - Propriété nbreArt

Description : permet d'indiquer le nombre d'articles d'une entrée
Exemple : 56

  • Valeur optionnelle
  • Type : nombre réel

volume d'archives électroniques de l'entrée - Propriété volElec

Description : correspond à la volumétrie de fichiers électroniques présents dans l'entrée en Go. le séparateur décimal doit être le point. L'unité sera le Go et sera rappelée en métadonnées.
Exemple : 2.30

  • Valeur optionnelle
  • Type : nombre réel

nombre d'objets électroniques - Propriété objElec

Description : permet d'indiquer le nombre d'objets électroniques d'une entrée
Exemple : 234

  • Valeur optionnelle
  • Type : nombre réel